INTEGRITETSPOLICY

Senast publicerad: 2020-03-23

1. Inledning
Din integritet är viktig för oss och vi vill alltid vara öppna med hur vi behandlar dina personuppgifter för att du ska känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. I denna integritetspolicy hittar du information om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Denna integritetspolicy kan komma att uppdateras och du hittar den senaste versionen av integritetspolicyn här.

Integritetspolicyn tillämpas inte på personuppgifter som du lämnar till någon av våra samarbetspartners (t.ex. genom att du har klickat på en länk till någon av våra samarbetspartners i samband med ett erbjudande). Vi tar inget ansvar för den personuppgiftsbehandling som utförs av våra samarbetspartners.

Vi försöker alltid vara så tydliga som möjligt med hur vi behandlar dina personuppgifter. Har du fortfarande frågor om hur vi behandlar dina uppgifter efter att ha läst denna information?

Välkommen att kontakta oss!

info@shjuridik.se

2. Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Svensk Handel Juridik AB, org. nr 556072–8098, är personuppgiftsansvarigt för de personuppgifter vi erhåller i samband med uppdrag eller som annars behandlas i vår verksamhet.

3. Personuppgifter som vi samlar in från dig
Vi kan samla in olika typer av personuppgifter om dig i samband med att vi t. ex. får förfrågningar om klientuppdrag, när vi utför och administrerar sådana uppdrag, när du deltar på våra utbildningar eller seminarium, prenumererar på vårt nyhetsbrev eller vid andra kontakter med oss.

Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till oss men om du inte gör det kan vi inte åta oss ett uppdrag eftersom vi inte kan genomföra nödvändig jäv- och penningtvättskontroller. Vi kan inte heller behandla din ansökan om jobb eller liknande.

4. Personuppgifter som samlas in från annan källa
Förutom personuppgifter som du själv lämnar till oss kan vi också samla in eller verifiera personuppgifter från andra källor. Vilka personuppgifter vi samlar in från dig och från vilken källa vi har hämtat uppgifterna ser du i tabellen nedan.

Källa för insamling Typ av personuppgifter
Offentliga adressregister eller upplysningsföretag Kontaktuppgifter
Svensk Handel AB:s medlemsregister Kontaktuppgifter och medlemsnummer

 

5. Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Ändamål och laglig grund
Personuppgifterna som vi har samlat in om dig används för olika ändamål. I detta avsnitt förklarar vi varför vi använder dina personuppgifter, ger exempel på behandlingar som vi utför för att uppfylla ändamålet och vilken laglig grund som vi baserar behandlingen på.

Lagring
Vi sparar dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla ändamålen som vi samlade in dina uppgifter för och senast efter den tidsperiod som anges i detta avsnitt. Uppgifterna kan också komma att sparas under den tid som krävs enligt tillämplig lag.

5.1. Personuppgifter i samband med uppdrag

5.1.1. För att kunna hantera förfrågningar om klientuppdrag

Behandlingar som utförs för ändamålet
  • Vi utför jävs- och (i förekommande fall) penningtvättskontroll
  • Vi utvärderar och beslutar om vi kan åta oss eller behöver avträda uppdraget.
Laglig grund Vårt och våra klienters berättigade intresse av en effektiv och korrekt kontroll, utvärdering och beslutsunderlag av förfrågan, samt att behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt penningtvättslagen.
Lagringstid Vi sparar uppgifterna så länge de behövs för att uppfylla våra åtaganden enligt uppdragen men som längst för en tid om tio år från dagen då uppdraget slutfördes. Notera att vissa personuppgifter kan sparas under en längre tid om vi behöver dessa för ändamål 5.5.

 

5.1.2. För att kunna uppfylla åtaganden inom ramen för klientuppdraget

Behandlingar som utförs för ändamålet
  • Vi kommunicerar med dig via e-post, post och telefon
  • Vi administrerar och bokar möten
  • Vi dokumenterar, administrerar och handlägger uppdraget
  • Vi kommunicerar med motpart, motpartsombud eller andra berörda aktörer.
Laglig grund Vårt och våra klienters berättigade intresse av en effektiv och korrekt kommunikation, dokumentation, administration, utvärdering och handläggning i övrigt av klientuppdraget samt för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara klientens rättsliga anspråk.
Lagringstid Vi sparar uppgifterna så länge de behövs för att uppfylla våra åtaganden enligt uppdragen men som längst för en tid om tio år från dagen då uppdraget slutfördes. Notera att vissa personuppgifter kan sparas under en längre tid om vi behöver dessa för ändamål 5.5.

 

5.1.3. För att kunna administrera fakturering och bokföring

Behandlingar som utförs för ändamålet
  • Vi administrerar fakturering och redovisning.
Laglig grund Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt bokföringslagen.
Lagringstid Personuppgifterna sparas enligt skyldigheter i bokföringslagen för en tid om sju år.

 

5.2. Personuppgifter i samband med utbildningar, seminarium och event

5.2.1. För att kunna administrera utbildningar, seminarium och event

Behandlingar som utförs för ändamålet
  • Vi registrerar och administrerar ditt deltagande på utbildningen eller seminariet
  • Vi kommunicerar med dig innan och under utbildningen eller seminariet gällande frågor som rör detta
  • Vi följer upp genomförd utbildning eller seminarium för att utvärdera i utvecklingssyfte inför kommande utbildningar och seminarier.
Laglig grund Vårt och vår klients berättigade intresse av att kunna administrera och genomföra en utbildning, ett seminarium eller ett event.
Laglig grund för specialkost Om vi erbjuder mat i samband med våra utbildningar, seminarier eller events kommer vi be om ditt föregående samtycke.
Lagringstid Vi raderar uppgifterna senast 6 månader efter genomförd utbildning, seminarium eller event. Uppgifter om specialkost raderas senast 14 dagar efter genomförd utbildning eller seminarium.

 

5.3. Personuppgifter i samband med marknadsföring

För att du ska få uppdateringar och information om våra senaste nyheter, tjänster och produkter kan du anmäla dig till vårt nyhetsbrev. Vi kan också registrera dig till våra utskick om du har uttryckt intresse för vår verksamhet, t.ex. deltagit på något av våra event, utbildningar eller seminarier eller i övrigt inte visat intresse för vår verksamhet eller annars varit i kontakt med oss. För att kunna skicka marknadsföring till dig behöver vi behandla dina personuppgifter.

Kom ihåg att du alltid har rätt att invända mot vår marknadsföring. Det kan du göra direkt i våra utskick genom vår avregistreringslänk eller genom att kontakta oss (du hittar våra kontaktuppgifter längst upp i dokumentet).

Behandlingar som utförs för ändamålet
  • Vi sparar dina kontaktuppgifter och tar kontakt med dig för att kunna följa upp vårt tidigare arbete och se hur vi kan hjälpa dig vidare i ärendet eller i andra relaterade ärenden
  • Vi registrerar dina kontaktuppgifter och skickar ut vårt nyhetsbrev till dig.
  • Vi tar fram statistik över din respons på våra nyhetsbrev i syfte att förbättra våra kommande utskick.
Laglig grund Vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra Svensk Handel Juridik och våra tjänster.
Lagringstid Tills du invänder mot vår marknadsföring.

 

5.4. Personuppgifter i samband med rättsliga förpliktelser

5.4.1. För att kunna uppfylla krav i rättsliga förpliktelser

Behandlingar som utförs för ändamålet
  • Vi behandlar av de personuppgifter som krävs för att vi ska kunna hantera en tvist, enligt krav i lagar, domar eller myndighetsbeslut. Kraven kan också gälla våra skyldigheter enligt bokföringslagen eller penningtvättslagen.
Laglig grund Vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Lagringstid Personuppgifterna sparas under den tid som det finns risk för tvist. Vid bedömning av hur länge det finns risk för tvist ser vi till preskriptionstider enligt tillämplig lag som gäller för olika tvister.

 

5.5. Personuppgifter i samband med rekrytering

5.5.1. För att kunna administrera rekryteringen

Behandlingar som utförs för ändamålet
  • Registrering av din ansökan
  • Vi kommunicerar med kandidater i samband med en pågående rekrytering angående tjänsten, vårt företag eller andra frågor relaterade till rekryteringen
  • Vi kallar till och genomför intervjuer samt återkopplar till kandidater efter genomförd intervju
  • Vi inhämtar omdömen från referenser som kandidaten uppgett.
Laglig grund Vårt och ditt berättigade intresse av att kunna rekrytera nya medarbetare.
Lagringstid Senast 30 dagar efter avslutad rekrytering. Därefter kan uppgifterna sparas för ändamål nr 5.5.2. och 5.5.3.

 

5.5.2. För att kunna upprätta och administrera en kandidatdatabas

Behandlingar som utförs för ändamålet
  • Vi sparar ansökningar från tidigare rekryteringsförfaranden och spontanansökningar och matchar kandidaters profil med nya tjänster.
Mottagare av personuppgifter Vi kan lämna ut ditt namn, dina kontaktuppgifter och ansökningshandlingar till andra bolag i vår koncern när din profil matchar deras kravprofil. Bolag som ingår i vår koncern är:

  • Svensk Handel AB
  • Svensk Distanshandel AB
Laglig grund Ditt föregående samtycke.
Lagringstid Vi sparar dina personuppgifter i 24 månader efter avslutad rekrytering till den tjänst du skickade in din ansökan. Du kan när som helst välja att avregistrera dig från vår kandidatdatabas. I så fall kommer vi radera dina personuppgifter, förutsatt att vi inte behöver spara dem för ändamål nr 5.5.3. I så fall kommer vi istället säkerställa att dina uppgifter inte används för något annat ändamål än att uppfylla ändamål nr 5.5.3.

 

5.5.3. För att kunna hantera tvister som rör rekrytering

Behandlingar för utförs för ändamålet
  • Vi behandlar de personuppgifter som krävs för att vi ska kunna hantera en tvist, t.ex. ett rättsligt anspråk enligt diskrimineringslagen, i samband med rekrytering.
Mottagare av personuppgifter Vi kan lämna ut dina personuppgifter till berörda motparter, ombud, myndigheter eller domstolar.
Laglig grund Vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk alternativt rättslig förpliktelse om vi är skyldiga enligt gällande lagstiftning att lämna ut dina personuppgifter, t.ex. när det rör sig om förfrågningar från tillsynsmyndigheter eller domstolar.
Lagringstid Vi sparar dina personuppgifter i 24 månader efter avslutad rekrytering enligt preskriptionstiden i diskrimineringslagen.

 

5.6. Personuppgifter i samband med utvärdering och utveckling

5.6.1. För att kunna utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster

Behandlingar som utförs för ändamålet
  • Vi samlar in, registrerar, bearbetar och analyserar resultat från utvärderingar och annan feedback relaterat till våra tjänster.
Laglig grund Vårt berättigade intresse av att kunna använda personuppgifter för att utveckla, förbättra, utvärdera och generellt effektivisera vår verksamhet.
Lagringstid För detta ändamål kommer vi i största möjliga utsträckning att använda avidentifierade resultat och feedback. Detta underlag utgör därmed inte personuppgifter enligt lag. I fall där uppgifterna inte helt kan avidentifieras har vi infört rutiner för att kontrollera om uppgifterna fortfarande är nödvändiga att behandla. Personuppgifter som vi inte har använt under en period om 5 år kommer vi att ta bort.

 

5.7. Personuppgifter i samband med tvister

5.7.1. För att kunna hantera tvister som rör vår verksamhet/rådgivning

Behandlingar som utförs för ändamålet
  • Vi behandlar de personuppgifter som krävs för att vi ska kunna hantera en tvist som uppstått i samband med vår verksamhet/rådgivning.
Mottagare av personuppgifter Vi kan lämna ut dina personuppgifter till berörda motparter, ombud, myndigheter eller domstolar.
Laglig grund Vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk alternativt rättslig förpliktelse om vi är skyldiga enligt gällande lagstiftning att lämna ut dina personuppgifter, t.ex. när det rör sig om förfrågningar från tillsynsmyndigheter eller domstolar.
Lagringstid Personuppgifterna sparas under den tid som det finns risk för tvist. Vid bedömning av hur länge det finns risk för tvist ser vi till preskriptionstider enligt tillämplig lag som gäller för olika tvister.

 

6. Hur vi lämnar ut dina uppgifter till andra företag
Ibland kommer vi att behöva lämna ut dina uppgifter till andra företag. Detta kan vara när vi anlitar andra företag för att hjälpa oss med våra IT-system eller lagring av personuppgifter (molntjänster). Dessa företag är personuppgiftsbiträden till oss och får bara lov att behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner.

Utöver detta kan vi också lämna ut dina personuppgifter till andra företag som kommer att vara självständigt ansvariga för sin behandling av dina personuppgifter. Vi lämnar ut dina personuppgifter till följande företag som är självständigt personuppgiftsansvariga:

  • bolag i vår koncern i samband med jävskontroller,
  • myndigheter,
  • försäkringsbolag, revisorer eller annan i enlighet med klientens instruktion,
  • ansvarsförsäkringsgivare för att tillvarata rättsliga intressen,
  • motpartsombud inom ramen för uppdraget,
  • skiljenämnd och domstol,
  • banker och inkassoföretag, ex. för klientmedel och för att tillvarata rättsliga intressen, eller
  • polis eller Finansinspektionen om sådant utlämnande föreskrivits i lag.

7. Tredjelandsöverföringar
Ibland kan vi vara tvungna att överföra dina personuppgifter till länder utanför EU/EES. Detta kan vara när vi lämnar ut dina uppgifter till andra företag enligt punkt 6. Vi lämnar endast ut dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES om det finns tillräckliga garantier för att dina personuppgifter hanteras på ett bra sätt.

För att skydda dina personuppgifter när vi överför dem föreligger antingen ett beslut från kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer att dina rättigheter skyddas. Du kan få en kopia på skyddsåtgärderna genom att kontakta oss.

8. Kom ihåg dina rättigheter!
När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter. Här följer en genomgång av vilka dessa rättigheter är, vad de innebär och hur du utövar dem.

Din rätt till tillgång Vi strävar efter att vara öppna med hur vi behandlar dina uppgifter. Om du vill få insyn i den personuppgiftsbehandling som vi gör i relation till dig har du rätt att begära att få tillgång till dina uppgifter. Om vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.
Din rätt till rättelse Har vi inte dina senaste uppgifter eller behandlar vi felaktiga uppgifter om dig? Då kan du begära att dina personuppgifter rättas.
Din rätt till radering och begränsning Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas eller begränsas, t.ex. om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande lagstiftning.
Din rätt att invända mot vår behandling (inklusive rätt att invända mot direktmarknadsföring) Du har rätt att invända mot vår behandling (t.ex. den behandling som baseras på våra berättigade intressen). Dina personuppgifter får inte behandlas för direktmarknadsföring om du invänder mot sådan behandling. Invänder du mot vår direktmarknadsföring kommer vi att sluta med alla former av utskick till dig.
Din rätt att kunna återkalla ett lämnat samtycke Har du lämnat samtycke till någon behandling som vi utför? I så fall har du rätt att när som helst återkalla detta. När du återkallar ditt samtycke kommer vi inte samla in nya uppgifter om dig för ändamålet som ditt samtycke avsåg, men vi har fortfarande rätt att behandla de uppgifter som vi samlat in om dig innan du återkallade ditt samtycke. Om det inte finns någon annan laglig grund som gör att vi behöver spara uppgifterna kommer vi att radera dem.
Din rätt till dataportabilitet För den behandling som vi utför baserat på ditt samtycke till en viss behandling kan du begära att få de uppgifter som du har tillhandahållit överförda till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportering).
Din rätt att kunna lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du också rätt att lämna in ditt klagomål till Datainspektionen.

 

Hur utövar jag mina rättigheter?

Vill du utöva någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss på info@shjuridik.se.

En del av Svensk Handel

Svensk Handel arbetar för att stärka handelns konkurrenskraft. Svensk Handel är en arbetsgivarorganisation som driver handelns frågor för parti-, detalj- och e-handeln. Svensk Handel Juridik är ett helägt dotterbolag till Svensk Handel och har i mer än 40 år bistått medlemmar med juridisk rådgivning. Som medlem i Svensk Handel får ni rabatterade priser på vår rådgivning.

Svensk Digital Handel

Svensk Distanshandel AB utvecklar tjänster och driver frågor som bidrar till en tryggare, smartare och mer lönsam digital handel i Sverige. I nära samarbete med föreningen Svensk Digital Handel verkar de tillsammans för att stärka den svenska e-handelns konkurrenskraft. Medlemmar i Svensk Digital Handel får rabatterade priser på vår rådgivning.

Trygg E-handel

Trygg E-handel är en certifiering för nätbutiker som visar konsumenten att du som e-handlare är en seriös aktör som står för tydliga, enkla och enhetliga villkor och att köpet sker tryggt och säkert. Du kan ansöka om certifieringen på Svensk Digital Handels hemsida.